复习资料：2019年4月自考《公文写作与处理》重点串讲五

发表时间：2019-01-07 16:28 来源:未知作者：江苏自考网小编

第十二章　公文立卷工作

归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档以后是档案。
公文立卷的意义是什么：1)能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。2)可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。3)为档案工作奠定了基础。
公文立卷的组织工作包括哪些方面：1)建立和健全文书部门立卷制度。2)正确选择公文立卷范围。3)确定公文立卷范围。
简述“文书部门立卷制度”的优越性：1)可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。2)可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。3)文书部门可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。4)按年底集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好地机关工作服务。
什么是公文立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完毕的文件材料哪些应该立卷，哪些不应该立卷。
掌握公文立卷范围要抓住哪两个主要条件？1)应该立卷的文件材料的范围。2)不需要立卷归档的文件材料的范围。
什么是公文立卷的基本方法：1)根据文件的特征组卷。2)六个特征在组卷时的灵活运用。3)适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。
什么是公文立卷的“六个特征”？1)问题特征2)时间特征3)文种特征4)作者特征。5)地区特征6)通讯者特征。
公文立卷要做好哪些方面的准备作1预编立卷类目2平时归卷工作。
平时归档主要有哪些方便的工作：1)注意做好文件材料的收集工作。2)对已经归档的文件材料，要进行定期检查和调整。3)事先预编的立卷类目，不可能完全适合实际形式的文件，在平时归卷的过程中要注意调整修改。4)对于已经闭幕的会议，已经办结的专案等，不可能再有联系密切的文件产生，可以确定组卷的，也可以进行平时立卷。5)由于各种原因一时不便归档的文件，可单独设立一个卷夹，注明“待归文件”，用来暂存这些文件，待有了明确的办法以后，再进行处理。
归档文件整理的质量要求是：归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
归档文件整理方法的推行以“件”为单位，应当做好以下几个方面的工作1更新观念，增强改革意识2提高人员素质3加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入4注意新旧整理方法的衔接.归档文件整理分为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤进行。
装订时应做好以下工作：（1）首先应对“件”内文件进行排列。“件”内文件的排列方法是：正本在前，定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文件，无特殊规定的，汉文本在前、少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后。（2）对用（1）按年度分类。
简述加盖归档章的具体要求：1）归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置，加盖归档章不应压盖文件字迹，不应与批示文字或收文章等重叠。2）填写归档章项目应使用用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写，有条件的单位，还可将本单位的全宗号、保管期限刻在归档章上。
编制归档文件目录的内容：①归档文件目录封面的内容应包括：全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项（全宗号应用全称或是规范性简称）②归档文件整理说明的内容应包括：本年度归档单位概况，内设机构以及党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案整理归档情况等；③归档文件目录的内容包括：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
归档: 公文归档机关文书部门或业务部门将归档文件整理装盒后，逐年移交给机关档案室集中保管
归档时限—文件材料整理好后归档时限在第二年的上半年。
254文件归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档的文件材料，应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。