江苏自考公文写作与处理章节复习资料（51）

第十二章 公文的整理(立卷)与归档

11.归档文件整理的质量要求

(1)归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。①归档的文件应当齐全完整， 这是归档文件的基本要求;②对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命;③复制字迹模糊或易褪变的文件;④文件和电报按其内容联系合并整理立卷。

(2)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。①书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水;②纸张，是指应选用国际标准 A4 型 60 - 80 克的胶版印刷纸或复印纸;③装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。

12.文件排列方法强调按事由(即问题)排列，时间、重要程度作为参考因素， 可根据实际情况选用。

13.推行以“件”为单位的归档文件整理方法，应当做好以下几个方面的工作

(1)更新观念，增强改革意识;

(2)提高人员素质;

(3)加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入;

(4)注意新旧整理方法的衔接。

14.归档文件整理的工作步骤有装订、分类、排列、编号、编目和装盒。

15.归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。